Come un designer può “progettare” una conversazione efficace

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7 segreti per rendere le conversazioni efficaci

Nella mia giornata lavorativa, come Scrum Master e Designer, mi relaziono costantemente con molte persone e ho la fortuna di trarre da ognuna di esse sfumature diverse che mi aiutano a vedere le cose sempre con approcci differenti. Non sempre però la comunicazione è efficace o funziona come pensavo!

Vi suona famigliare?

Se pur fin da piccolo ho avuto la fortuna di essere a contatto e comunicare con persone di età, sesso e gruppi sociali differenti, crescendo e viaggiando ho avuto la fortuna di confrontarmi anche con etnie differenti e attraverso i miei studi universitari in scienze della comunicazione, di incontrare varie discipline riguardo la comunicazione, tra cui la sociologia della comunicazione, materia in cui mi son laureato. Sul tema della comunicazione efficace sono in costante aggiornamento e alla ricerca di spunti per migliorarmi e aiutare meglio i team con cui lavoro.

Recentemente ho letto questo articolo di Fred Dust, che mi ha dato parecchi spunti sul tema e fatto riflettere sul mio background da designer e come esso mi possa aiutare a “progettare conversazioni” significative e produttrici di un vero cambiamento!

Perché “progettare” una conversazione?

Quando pensiamo a mediatori di conversazioni difficili, vengono in mente facilitatori, mediatori, psicologi, negoziatori (politici o di ostaggi). Difficilmente viene in mente la figura del designer.

Affrontare il dialogo come designer significa trattare il dialogo come qualcosa che crei, qualcosa che progetti, non qualcosa che faciliti.

Fred Dust

L’applicazione della creatività alle conversazioni può aiutare a fare conversazioni più eque, dove la capacità di individuare opportunità e progettarle porti a plasmare risultato e impatto.

Quali conversazioni traggono maggior beneficio da un approccio di design?

Per l’autore le conversazioni che possono trarre un vantaggio da un approccio creativo hanno 3 cose in comune:

  1. Diversità di idee tra le persone animano la conversazione. Le persone non possono essere tutte uguali o d’accordo.
  2. Le conversazioni dovrebbero trattare argomenti difficili. Strategie, questioni politiche o argomenti carichi di emotività.
  3. La conversazione in sé non basta, deve fare andare avanti “nel fare”. L’accordo non può essere sufficiente, è necessaria un’azione.

Cosa succede quando una conversazione va male?

Tre sintomi comuni:

  1. Squilibrio nelle dinamiche di potere (esplicitati in modo esplicito es. gerarchia o implicito es. dove la competenza di pochi supera quella del gruppo). Sintomi possono essere voci prepotenti o silenzio dell’altra parte.
  2. Mancanza di certezza sullo scopo. Senza certezza sugli obiettivi, si rischia di non andare avanti perché alcuni potrebbero essere focalizzati nell’esplorare e altri nel risolvere.
  3. Passaggio da tematiche riguardanti l’argomento della conversazione alla critica della conversazione stessa.

Le 7 componenti delle conversazioni creative

Esistono 7 componenti essenziali che come designer possiamo pianificare per far si che si ottenga una conversazione efficace e si evitino i tre sintomi descritti sopra: impegno, ascolto creativo, chiarezza, contesto, vincoli, cambiamento e creazione.

Impegno

La maggior parte di noi inizia una conversazione con un solo obiettivo: convincere tutti gli altri che abbiamo ragione e che loro hanno torto. Il primo passo per avere conversazioni creative è aver la capacità di lasciar andare le proprie idee, o almeno non trattenerle così strettamente. Impegnarsi nella conversazione e con le persone con cui si sta conversando.

Ascolto creativo

La maggior parte delle persone non è un buon ascoltatore. Molti lo vivono come una routine, annuendo e restando in silenzio, aspettando il turno di parlare. Ascoltare può diventare però un atto creativo, generativo, soddisfacente e piacevole. Con l’ascolto creativo, un designer, può aiutare le persone a raccontare storie migliori, testare prospettive diverse. Quando insegniamo ad ascoltare in questo modo, stiamo attivamente cercando gli indizi per la creazione.

Chiarezza

Le parole sono piene di incomprensioni. C’è un gergo complesso o tecnico che non tutti capiscono. Ci sono parole che crediamo abbiano un significato condiviso, ma non lo hanno. Di conseguenza, così tante conversazioni si perdono nel divario tra le parole che ascoltiamo e il significato che qualcun altro sta usando. Ma se iniziamo una conversazione cercando chiarezza e definizione delle parole e dei termini che usiamo, possiamo costruire un linguaggio comune e persino scoprire valori comuni. Le parole giuste ci uniscono e ci mostrano insieme la nostra strada da percorrere.

Contesto

Il luogo in cui avviene una conversazione ha un’enorme influenza su come va la conversazione. Lo spazio, letteralmente, può dare alle conversazioni energia o rendere il dialogo inerte. Imparare a scegliere gli spazi a seconda delle conversazioni che si vuole avere può essere utile. A volte anche un leggero cambiamento di posizione, all’interno di uno spazio, può avere un enorme impatto sui tipi di conversazioni possibili.

Vincoli

Ogni conversazione ha delle regole. Ma troppo spesso le regole sono non dichiarate, arbitrarie o ingiuste. Di conseguenza, tutti si sentono frustrati, nulla sembra equo o produttivo e la voce più forte finisce per dominare, riducendo il dialogo al proprio monologo. Ma i vincoli possono anche alimentare la creatività. Le regole possono renderci liberi. Per prima cosa, dobbiamo rifiutare il regolamento di qualcun altro e iniziare a progettare vincoli migliori per le conversazioni che vogliamo avere e le comunità che vogliamo costruire.

Cambiamento

Tutte le conversazioni creative richiedono un momento di cambiamento, quando un gruppo di individui, diventa una comunità intenta alla creazione. Questo momento di cambiamento collettivo è ciò che permette di immaginare di portare avanti una conversazione e ispira il potenziale per l’azione.

Creazione

Quando smettiamo di parlare e iniziamo a fare? Così tante conversazioni di grande impatto, producono idee straordinarie e tante di quelle idee non lasciano mai quella stanza. La creazione consiste nel passare da idee utilizzabili a semplici azioni. Questo deve essere lo scopo ultimo.

In conclusione

Quando una conversazione sembra difficile, quando rende nervosi, quando fa sentire a rischio, dobbiamo ricordare questa lezione fondamentale: la conversazione è sempre un atto di creatività! Non dobbiamo solo essere partecipanti o vittime di conversazioni. Possiamo essere gli artefici delle conversazioni che contano di più.